Traçar rotas eficientes e acompanhar as tarefas de uma equipe de campo seja ela de promotores ou representantes de venda em diversos PDVs, demanda um esforço gigantesco.

É preciso definir o melhor trajeto a ser feito e ainda considerar diferentes características como cidades, estados, horário de atendimento, quantidade de visitas e distância entre regiões, o que torna tudo ainda mais desafiador. Afinal, em todo processo manual podemos considerar que falhas humanas podem acontecer.

Por isso, neste artigo vamos te explicar um pouco mais sobre essa tarefa e como a tecnologia tem ajudado indústrias e agências de trade marketing a otimizar suas rotinas e ganhar mais liberdade para focar em decisões mais estratégicas.

Por que você precisa traçar rotas da sua equipe em campo?

Imagina se cada pessoa decidisse o que fazer dentro de uma organização, sem um direcionamento prévio, feito de forma estratégica. Seria o caos e uma drástica queda na produtividade. Afinal, um bom desempenho demanda ordem, objetivo e formas para alcançá-lo.

Determinar as tarefas do dia ou semana da equipe, incluindo ordem de visitas e o melhor meio para chegar até ele faz parte das atribuições da gestão. E é neste ponto que queremos ajudar.

Sabemos o quanto essa atividade é complexa e demanda planejamento para obter bons resultados. Por isso o apoio tecnológico pode ser de grande valia nessa atividade.

Por que não traçar rotas em planilha?

Apesar de bastante utilizadas para traçar rotas, as planilhas comuns não são nada práticas. Levam muito tempo para serem desenvolvidas e cada novidade pode jogar boa parte do trabalho fora.

Há equipes que trabalham por mais de uma semana para elaborar uma planilha que faça sentido, com profissionais dedicados apenas a isto. Trabalhadores que poderiam estar alocados em outras funções, focadas no crescimento do negócio.

Com o sistema certo, esse processo dura menos de uma hora ou até minutos. O que gera uma grande economia de tempo, que pode ser aplicado em outras atividades dentro da empresa.

Além disso,  ao se utilizar planilhas o gestor não terá tanta agilidade para resolver percalços que podem aparecer, como editar a rota facilmente. Nem terá tanto controle sobre as movimentações da sua equipe de campo.

Logo, se um trabalho urgente aparecer, ficará difícil saber se é possível remanejar alguém para atendê-la e quem seria a pessoa mais indicada pra isso.

Além das inevitáveis falhas no processo, especialmente quando há muitos PDVs e promotores para administrar e criar uma estratégia de locomoção.

Em geral, vale mais a pena optar por um software de planejamento de rotas do que levar dias para traçar rota no Google Maps.

Como traçar rotas funciona na prática?

Mais do que determinar como alguém deve chegar do ponto A ao ponto B, traçar rotas é determinar em quais PDVs cada representante trabalhará. E isto considera uma série de fatores.

O primeiro é o quesito proximidade. Não faz sentido enviar alguém que mora na zona sul da cidade atender um ponto de vendas na zona norte, se há outra opção mais próxima.

Afinal, o custo e o tempo de deslocamento serão maiores e a produtividade seguirá o caminho oposto.

Logo, considerar a localidade é fundamental. Igualmente importante é observar o perfil de cada promotor. Ou seja, o tempo que ele leva para fazer o atendimento ao cliente e o seu percentual de conversões.

Há casos ainda em que um promotor já construiu uma boa e importante relação com o cliente. Aqui, não faz sentido trocar o atendimento sem um bom motivo pra isso.

São detalhes que podem impactar as vendas e o resultado da empresa. E precisam ser considerados na hora de elaborar a rota de tarefas da equipe externa.

Algo complexo e difícil de fazer, ainda mais em empresas em expansão ou com grande número de PDVs para atender. Ou mesmo agências de trade marketing, que precisam fazer este trabalho para clientes diferentes.

O que justifica o investimento em um software de planejamento de rotas para equipes externas?

O velho clichê de que tempo é dinheiro continua sendo uma realidade cada vez mais palpável. Há quem contabilize quantas horas precisará trabalhar para conseguir pagar uma conta ou produto que deseje consumir antes de fechar a compra.

Para as empresas, o princípio é o mesmo. Por isso, o investimento em um software de planejamento de rotas deve ser visto como um investimento para ganho de tempo futuro.

Ele permite o acompanhamento das atividades da equipe de campo, com opções de check-in e check-out, além de repassarem os dados ao gestor em tempo real.

Se o investimento custa X, mas o ganho de tempo será de X vezes 2, ele terá se pagado em um curto período de tempo.

Acrescente nesta conta o reembolso de combustível, que será mais caro caso a rota traçada não considere melhores percursos e menores distâncias.

Ainda devem ser considerada a economia feita tanto com a equipe externa quanto com a interna, que poderá ser remanejada para outras funções que demandem atenção.

Logo, a efetividade do negócio aumentará sem que seja preciso contratar novos funcionários.

Software de planejamento de rotas

Há diversas opções de softwares de roteirização no mercado. Então, qual o melhor aplicativo para traçar rotas? A resposta é simples: aquele com o melhor custo benefício e possibilidade de customização de acordo com a necessidade da empresa.

Plataforma do Roteirizador da REsight com visão detalhada de dia.
Plataforma do Roteirizador da REsight com visão detalhada por dia.

Contratar um serviço que terá um novo custo cada vez que a rota precisar ser traçada novamente pela entrada ou saída de um PDV pode não ser um bom negócio. E a REsight pode te ajudar nesta escolha. Baseado em inteligência artificial, o sistema de roteirização, é capaz de automaticamente garantir as melhores carteiras e rotas para cada promotor, atingindo maior cobertura de todos os PDVs.  Afinal, conforme a equipe de campo vai crescendo, fica cada vez mais difícil definir um bom plano de campo manualmente.

Agora que esta escolha estratégica ficou um pouco mais fácil, entre em contato conosco e conheça nosso roteirizador, que permite que o usuário faça simulações, ajustes e verifique o todo antes de enviar os dados para os representantes.

Deste modo, o trabalho para traçar rota será menor, mas a eficácia será ampliada.

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