As agências de trade marketing desempenham um papel fundamental para a indústria. Isso porque, enquanto algumas empresas optam por estruturar uma equipe de trade interna, outras preferem contratar uma agência especializada e para isso contam com tecnologias e uma delas é um software de roteirização.

Por isso, neste artigo, iremos destacar quais são os principais desafios das agências e, claro, mostraremos como o software de roteirização transforma o dia a dia de todos os envolvidos no negócio; desde os promotores até as lideranças e o próprio cliente.

Quais são os principais desafios das agências sem o software de roteirização?

Hoje em dia a tecnologia é cada vez mais necessária nas empresas de todo e qualquer segmento, pois torna processos mais ágeis, simples e organizados – inclusive, os clientes exigem esse ritmo das agências e demais prestadores de serviço.

Não utilizar essas ferramentas, portanto, é uma forma de prejudicar o andamento da rotina dos promotores de trade marketing, o que influencia diretamente nos negócios da empresa contratante.

Uma das tarefas mais demoradas e complexas para se cumprir e que faz parte das demandas do trade marketing é a roteirização das visitas em PDVs. Para traçar essas rotas é necessário avaliar a quantidade de Pontos de Venda a serem visitados por cada promotor, a região coberta por cada um e, claro, os custos de transporte. Agora, imagina fazer tudo isso manualmente ou com ferramentas que não são apropriadas para isso?

Veja só quais são as dificuldades que uma agência de trade marketing enfrenta sem um software de roteirização:

Distribuir carteiras e rotas manualmente

Como já dissemos, dividir os PDVs entre os promotores, elaborar as rotas de acordo com a quantidade de pontos e regiões visitadas por dia por pessoa e, ainda por cima, fazer tudo isso pensando em redução de custos é um trabalho muito demorado e que exige precisão. Ou seja: além do enorme tempo gasto, o profissional é suscetível a erros, os quais podem ocasionar empecilhos para os promotores.

Estimar custos das visitas

Outra tarefa necessária para quem elabora e distribui rotas é fazer a estimativa do custo das visitas em PDVs feitas por todos os promotores da equipe.

Supondo que a agência tenha 50 promotores, o time responsável por levantar esses números deverá calcular o número de viagens feitas no dia, o valor do meio de transporte escolhido (passagem de ônibus/metrô, corridas de táxi/carros de aplicativo ou gasolina para o carro próprio/da empresa) e a distância percorrida para todas essas pessoas sempre que houver definição de carteiras.

Trabalho duplo

Quando a definição de carteiras e roteirização são feitos manualmente, a pessoa responsável não só gasta bastante tempo nessas atividades como perde em dobro. Isso porque depois de passar dias criando as carteiras manualmente, terá quer dispensar mais tempo para criar as rotas com base nessas carteiras e verificar se realmente são as melhores opções para os promotores.

Aproveitamento dos recursos

Com muitas etapas envolvidas apenas na função de distribuir carteiras, fica difícil analisar todo o processo de forma estratégica a fim de obter insights que possam gerar oportunidades e vantagens para a agência de trade marketing – sobretudo no que diz respeito à otimização de recursos. Por exemplo: se cada promotor visita, em média, quatro PDVs por dia e isso já é o máximo, a chegada de um novo cliente pode, num primeiro momento, indicar a contratação de mais profissionais para atendê-lo. 

No entanto, isso pode nem ser algo, de fato, necessário: às vezes uma simples realocação de PDVs e pode ser o suficiente para encaixar novos locais na agenda de alguns dor promotores, mas dificilmente essa percepção é clara quando os sistemas e processos são fragmentados.

Como um software de roteirização pode ajudar?

De forma resumida, podemos dizer que todas as dificuldades apontadas anteriormente podem ser resolvidas com o software de roteirização, que irá tornar esses processos muito mais simples e rápidos.

O que isso quer dizer? Significa que esta tecnologia irá definir carteiras e traçar as rotas automaticamente já considerando os melhores trajetos, otimizando custos e tempo de trabalho em campo dos promotores. Além disso, quando há a necessidade de adicionar um novo PDV, o sistema já o adicionará na carteira do profissional que tiver as melhores condições para ir ao local.

O Roteirizador Comercial da REsight, empresa brasileira especializada em soluções para execução e monitoramento de varejo, possui funções que contribuem para que as tarefas do time encarregado de definir carteiras e rotas seja feita em poucos minutos, como:

  • Mapeamento das carteiras com base em longitude e latitude, setores ou regiões automaticamente (possibilitando a edição manual, se necessário);
  • Cálculos exatos para a elaboração de rotas considerando o tempo médio de visita, tipo de transporte do colaborador (carro por quilometro rodado ou transporte público);
  • Teste de inúmeros cenários para avaliar qual é o melhor “pacote” a se oferecer para o cliente (cobrar rota “rodada” ou pela quantidade de PDV);
  • Realização de orçamentos: é possível estimar os preços e a quantidade de promotores para atender uma quantidade específica de PDVs e determinada região;
  • Otimização de recursos para melhor aproveitamento interno e de dinheiro.

Com a tecnologia, as agências conseguem agilizar seus processos e tarefas internas, promover uma rotina de trabalho menos cansativa para o time responsável pela elaboração de rotas e promotores, coibir erros, economizar tempo e dinheiro, conquistar novos clientes, otimizar recursos e o mais importante: se alinhar às demandas dos clientes e, até mesmo, superar suas expectativas.

O Roteirizador Comercial da REsight vem sendo cada vez mais adotado por agências de trade marketing de todo o Brasil e os resultados são comprovados: tarefas que eram feitas em dias são, agora, finalizadas em horas ou minutos.

Para conhecer mais desta solução e ver o que ela pode fazer pela sua agência e seus clientes, acesse o nosso site e conheça o roteirizador comercial.

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