Ter em mãos dados relevantes sobre as visitas realizadas é uma necessidade de qualquer liderança. No caso, é esse material que dará insumos para que seja possível elaborar as melhores estratégias, direcionar a equipe de forma mais assertiva e, consequentemente, vender mais. Por isso o relatório de visita é tão importante: uma vez que o gestor consegue acompanhar de perto a rotina de idas aos pontos de venda de sua equipe de campo, melhor se torna a visão do desempenho e da eficiência dos vendedores. 

Para que esse relatório seja completo e auxilie o líder na gestão da sua equipe, alguns dados e ferramentas  são essenciais . Quer saber quais são? Então leia este artigo até o final!

Benefícios do relatório de visita

Ter um relatório de visita sempre atualizado e com informações estratégicas é o que dará à gestão a visibilidade da atuação da sua equipe de campo, sobretudo quando são utilizados softwares que permitem acompanhá-la em tempo real.

Provavelmente você, enquanto gestor ou Agência de Trade Marketing, já deve ter passado pela seguinte situação: toda a equipe de campo está realizando visitas e, de repente, é necessário inserir um novo PDV que precisar ser atendido no mesmo dia e o mais rápido possível.

Até entrar em contato com todos os representantes, perguntando sobre a localização e a agenda do dia e verificar qual estará mais apto para fazer esta visita, perdeu-se bastante tempo, o que consequentemente comprometeu a agilidade da tomada de decisão. 

Outro cenário bastante comum é quando solicitam o relatório de visitas com urgência ou otimizações de rota e você precisa parar tudo o que está fazendo para correr com esta demanda e, possivelmente entregá-lo pronta e dentro de um curto prazo.

Diante dessas situações apresentadas que, diga-se de passagem, são bastante comuns, torna-se evidente que este relatório quando otimizado é basicamente, o braço direito da gestão. 

Relatório de visita: 7 informações que devem ter

Para utilizar os sistemas de acompanhamento de visitas em tempo real a favor do seu negócio é necessário pensar estrategicamente em quais informações gostaria de ter no relatório. 

Por isso, disponibilizamos, aqui, algumas dicas de quais dados são essenciais para acompanhar sua equipe de campo.

1 – Executado x Planejado

Aqui você poderá checar se os integrantes da sua equipe estão conseguindo cumprir com a agenda de visitas, bem como com os horários estabelecidos. Caso note que um vendedor está fora da curva porque não está fazendo as visitas como o planejado, você terá insumos para debater sobre esta questão com segurança e, claro auxiliá-lo no que for preciso.

2 – Área de cobertura

Todos os clientes estão recebendo as visitas devidamente? Caso algum ponto de venda ou região esteja com uma cobertura de vendedores mais delicada, é possível identificar facilmente os pontos nos quais há uma concentração maior de integrantes da equipe e remanejá-los para esses locais. Além disso, com essa informação será mais rápido de visualizar se há a necessidade de contratar mais pessoas, abrir espaço para horas extras ou aumentar e diminuir a frequência de visitas para o time de representantes ou promotores.

3 – Custo por rota

Para que a receita da empresa aumente, não basta somente vender mais: é extremamente importante, também, identificar formas de reduzir os custos operacionais de forma inteligente e que não interfira na eficiência do time. Nesse caso, o relatório de visitas é precioso, pois nele constarão os valores gastos por cada representante em suas visitas. Com esses dados em mãos, a gestão poderá avaliar quais gastos são válidos e quais não são. Assim,  buscar por alternativas mais econômicas e/ou que tenham um bom custo-benefício. 

4 – Duração da visita

Para que seja possível estipular a quantidade de visitas que cada pessoa do time consegue fazer no dia, é necessário saber o tempo de duração de cada uma, bem como dos trajetos percorridos entre os locais visitados.

Caso alguma visita passe do tempo esperado, o gestor, ao utilizar ferramentas específicas de acompanhamento em tempo real, rapidamente identificará esse ponto fora da curva e, assim, poderá contatar o vendedor para verificar o que ocorreu. 

5 – Tipo de transporte utilizado

Ter conhecimento sobre o meio de transporte utilizado pela sua equipe está muito relacionado aos custos e, sem dúvidas, ao tempo gasto para a realização das visitas. Saber se sua equipe está usando táxi/motoristas de aplicativos, transporte público ou o veículo próprio permitirá ver se as formas escolhidas são eficazes ou não. Além disso, pode ser uma forma de apostar em novas alternativas: às vezes pode-se perceber que é mais econômico financiar táxis ou motoristas de aplicativo do que a veículo particular, por exemplo.

6 – Quilometragem total

Sabendo da quilometragem total percorrida por cada integrante da equipe é possível fazer comparativos e observar as dinâmicas da rotina de cada um. Ou seja: se houver disparidades muito grandes entre as distâncias percorridas entre uns e outros, é interessante considerar fazer um reajuste com novos trajetos ou realocação de PDV.

7 – Visitas fora da rota

Muitas vezes podem aparecer visitas extras a outros clientes – o que claro é bom para a  indústria. Ter conhecimento disso em tempo real, sobretudo por meio de sistemas de gestão, não só garante ao líder a ciência sobre a mudança de planos mas também sobre as conquistas realizadas ao longo do mês.

Tela do roteirizador de visitas da REsight com dados sobre cobertura de atendimento, visitas planejadas e executadas, Kilometragem e custo previsto.
Tela do roteirizador de visitas da REsight com dados sobre cobertura de atendimento, visitas planejadas e executadas, Quilometragem e custo previsto.

Como os softwares de gestão podem ajudar?

Todas essas informações mencionadas, quando centralizadas em um único software, se tornam a mais poderosa ferramenta de relatório de visita. Mais eficiente que telefone, mensagens, cálculos de rota por meio de aplicativos de GPS, o sistema unifica esses dados em um só lugar, que são atualizados em tempo real. 

A REsight conta com uma série de soluções que transformam os negócios e a relação com os clientes, principalmente para a elaboração de relatórios de visita. São elas:

Roterizador de visitas e carteiras

Por meio de inteligência artificial, o roteirizador comercial otimiza rotas e carteiras sempre levando em conta as alternativas mais econômicas, ágeis e confortáveis para a equipe de campo- as quais são acompanhadas em tempo real pela liderança. Em caso de visitas de última hora, o sistema conseguirá selecionar a melhor pessoa que está mais apta para ir a este destino e automaticamente inserirá o local em seu trajeto.

Relatório de visita

Dashboard de Gestão da REsight reúne todos os dados pertinentes ao negócio, facilitando e muito a elaboração de relatórios e a análise do desempenho da sua operação, equipe de campo, canais de força de vendas e trade marketing. Além de vir com modelos de KPIs já pensados para o seu negócio, permite elaborar qualquer outro indicador relevante rápida e automaticamente.

Na necessidade de entregar um relatório de visita solicitado de última hora, não há necessidade para desespero: quando o sistema é alimentado com dados atualizados, esses indicadores serão elaborados em segundos.

Quer ver na prática como os produtos REsight melhoram a rotina das vendas? Então acesse o nosso site e confira essas e outras soluções de execução e monitoramento de varejo!

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