Ter em mãos dados relevantes sobre as visitas realizadas é uma necessidade de qualquer liderança. No caso, é esse material que dará insumos para que seja possível elaborar as melhores estratégias, direcionar a equipe de forma mais assertiva e, consequentemente, vender mais. Por isso o relatório de visita é tão importante: uma vez que o gestor consegue acompanhar de perto a rotina de idas aos pontos de venda de sua equipe de campo, melhor se torna a visão do desempenho e da eficiência dos vendedores.
Para que esse relatório seja completo e auxilie o líder na gestão da sua equipe, alguns dados e ferramentas são essenciais . Quer saber quais são? Então leia este artigo até o final!
Ter um relatório de visita sempre atualizado e com informações estratégicas é o que dará à gestão a visibilidade da atuação da sua equipe de campo, sobretudo quando são utilizados softwares que permitem acompanhá-la em tempo real.
Provavelmente você, enquanto gestor ou Agência de Trade Marketing, já deve ter passado pela seguinte situação: toda a equipe de campo está realizando visitas e, de repente, é necessário inserir um novo PDV que precisar ser atendido no mesmo dia e o mais rápido possível.
Até entrar em contato com todos os representantes, perguntando sobre a localização e a agenda do dia e verificar qual estará mais apto para fazer esta visita, perdeu-se bastante tempo, o que consequentemente comprometeu a agilidade da tomada de decisão.
Outro cenário bastante comum é quando solicitam o relatório de visitas com urgência ou otimizações de rota e você precisa parar tudo o que está fazendo para correr com esta demanda e, possivelmente entregá-lo pronta e dentro de um curto prazo.
Diante dessas situações apresentadas que, diga-se de passagem, são bastante comuns, torna-se evidente que este relatório quando otimizado é basicamente, o braço direito da gestão.
Para utilizar os sistemas de acompanhamento de visitas em tempo real a favor do seu negócio é necessário pensar estrategicamente em quais informações gostaria de ter no relatório.
Por isso, disponibilizamos, aqui, algumas dicas de quais dados são essenciais para acompanhar sua equipe de campo.
Aqui você poderá checar se os integrantes da sua equipe estão conseguindo cumprir com a agenda de visitas, bem como com os horários estabelecidos. Caso note que um vendedor está fora da curva porque não está fazendo as visitas como o planejado, você terá insumos para debater sobre esta questão com segurança e, claro auxiliá-lo no que for preciso.
Todos os clientes estão recebendo as visitas devidamente? Caso algum ponto de venda ou região esteja com uma cobertura de vendedores mais delicada, é possível identificar facilmente os pontos nos quais há uma concentração maior de integrantes da equipe e remanejá-los para esses locais. Além disso, com essa informação será mais rápido de visualizar se há a necessidade de contratar mais pessoas, abrir espaço para horas extras ou aumentar e diminuir a frequência de visitas para o time de representantes ou promotores.
Para que a receita da empresa aumente, não basta somente vender mais: é extremamente importante, também, identificar formas de reduzir os custos operacionais de forma inteligente e que não interfira na eficiência do time. Nesse caso, o relatório de visitas é precioso, pois nele constarão os valores gastos por cada representante em suas visitas. Com esses dados em mãos, a gestão poderá avaliar quais gastos são válidos e quais não são. Assim, buscar por alternativas mais econômicas e/ou que tenham um bom custo-benefício.
Para que seja possível estipular a quantidade de visitas que cada pessoa do time consegue fazer no dia, é necessário saber o tempo de duração de cada uma, bem como dos trajetos percorridos entre os locais visitados.
Caso alguma visita passe do tempo esperado, o gestor, ao utilizar ferramentas específicas de acompanhamento em tempo real, rapidamente identificará esse ponto fora da curva e, assim, poderá contatar o vendedor para verificar o que ocorreu.
Ter conhecimento sobre o meio de transporte utilizado pela sua equipe está muito relacionado aos custos e, sem dúvidas, ao tempo gasto para a realização das visitas. Saber se sua equipe está usando táxi/motoristas de aplicativos, transporte público ou o veículo próprio permitirá ver se as formas escolhidas são eficazes ou não. Além disso, pode ser uma forma de apostar em novas alternativas: às vezes pode-se perceber que é mais econômico financiar táxis ou motoristas de aplicativo do que a veículo particular, por exemplo.
Sabendo da quilometragem total percorrida por cada integrante da equipe é possível fazer comparativos e observar as dinâmicas da rotina de cada um. Ou seja: se houver disparidades muito grandes entre as distâncias percorridas entre uns e outros, é interessante considerar fazer um reajuste com novos trajetos ou realocação de PDV.
Muitas vezes podem aparecer visitas extras a outros clientes – o que claro é bom para a indústria. Ter conhecimento disso em tempo real, sobretudo por meio de sistemas de gestão, não só garante ao líder a ciência sobre a mudança de planos mas também sobre as conquistas realizadas ao longo do mês.
Todas essas informações mencionadas, quando centralizadas em um único software, se tornam a mais poderosa ferramenta de relatório de visita. Mais eficiente que telefone, mensagens, cálculos de rota por meio de aplicativos de GPS, o sistema unifica esses dados em um só lugar, que são atualizados em tempo real.
A REsight conta com uma série de soluções que transformam os negócios e a relação com os clientes, principalmente para a elaboração de relatórios de visita. São elas:
Por meio de inteligência artificial, o roteirizador comercial otimiza rotas e carteiras sempre levando em conta as alternativas mais econômicas, ágeis e confortáveis para a equipe de campo- as quais são acompanhadas em tempo real pela liderança. Em caso de visitas de última hora, o sistema conseguirá selecionar a melhor pessoa que está mais apta para ir a este destino e automaticamente inserirá o local em seu trajeto.
O Dashboard de Gestão da REsight reúne todos os dados pertinentes ao negócio, facilitando e muito a elaboração de relatórios e a análise do desempenho da sua operação, equipe de campo, canais de força de vendas e trade marketing. Além de vir com modelos de KPIs já pensados para o seu negócio, permite elaborar qualquer outro indicador relevante rápida e automaticamente.
Na necessidade de entregar um relatório de visita solicitado de última hora, não há necessidade para desespero: quando o sistema é alimentado com dados atualizados, esses indicadores serão elaborados em segundos.
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