A produção de um relatório de vendas para indústrias, independente do tipo do canal seja ele dos Representes de Campo, Portal b2b, ChatBot ou Televendas, muitas vezes é um momento temido. E isso é até que compreensível: pois trabalhar com números, tratá-los, fazer cálculos e transmitir as informações desejadas, não é uma tarefa simples.

Porém, esta rotina não precisa ser complexa: o segredo, aqui, é deixá-la mais concisa possível, sem a necessidade de apresentar métricas que não vão agregar no resultado final. Confira então algumas dicas de como fazer um relatório da força de vendas de campo e de como usá-lo a favor do seu negócio.

O que é um relatório de vendas?

O relatório de vendas é um poderoso instrumento de trabalho que tem como objetivo primordial auxiliar gestores e demais especialistas de vendas a qualificarem a condição comercial das empresas, melhorando performance se necessário e tomar as melhores decisões, baseadas em fatos e dados reais.

Como fazer relatório de vendas externas?

Verdade seja dita: produzir um relatório da sua equipe de vendas de campo sem ter uma estratégia por trás ou um objetivo definido de nada valerá. Será apenas um esforço em vão. Por isso, antes de elaborar um indicador pensando apenas em apresentar dados e números que podem “impressionar”, é preciso avaliar quais insumos te ajudarão a ter uma visibilidade correta do cenário atual dos seus representantes que é o que te ajudará a tomar as melhores decisões.

É importante reforçar que um relatório não é um trabalho feito apenas para “cumprir um protocolo” e tampouco deve ser “engavetado” depois de entregue ou apresentado. Ele é um aliado da rotina de vendas e, por isso, deve ser elaborado cuidadosamente. 

Sendo assim, para obter um relatório eficiente, você precisa seguir essas 5 dicas.

Como começar um relatório de vendas

1 – Disciplina no preenchimento dos dados

Pense no relatório de vendas como uma atividade atrelada às visitas dos representantes. Se eles não puderem contar com uma tecnologia que preencha os dados logo após o término do compromisso, então ele não terá acabado ainda.

Neste contexto, o papel da gestão é facilitar a rotina dos seus vendedores, reforçando essa necessidade com a equipe para que essa disciplina seja criada.

Porém, sabemos que preencher relatórios depois de um cansativo dia de visitas a clientes pode ser bastante exaustivo para o vendedor, afetando diretamente na qualidade do trabalho entregue, pois:

  • Ele fará correndo porque está sem energia;
  • Pode deixar para o dia seguinte (o que foge da proposta);
  • Tentará fazer o melhor possível, mas o cansaço não o permitirá ter um bom desempenho.

Para evitar esse tipo de estresse para os membros da equipe e principalmente a gestão além de garantir que os relatórios de vendas fiquem precisos, úteis e principalmente atuais vale investir num Aplicativo de Força de Vendas, por meio dele após a finalização de cada visita e venda realizada ao varejista, os dados são sincronizados em tempo real  com um Dashboard de Gestão online.

Aplicativo de vendas equipe de campo
Tela do App de Força de Vendas da REsight para equipe de campo – Simulação de geração de ordem.

Esse é um software que automatiza indicadores, tornando a elaboração de KPIs muito mais rápida e assertiva – o que auxilia na visualização do status do negócio como um todo e/ou do desempenho das canais de força de vendas mais específicos como um portal b2b, televendas, chatbot ou o App do representante, se trouxermos para um contexto mais fechado. 

Assim, as informações captadas podem ser acrescidas no sistema de forma muito mais prática, o que reduz drasticamente as chances de erros e de não ter os números em mãos quando necessário.

2 – Relatórios gerenciais

Fazer ou exigir anotações do máximo de informações possíveis. Não há necessidade de transcrever literalmente tudo o que o cliente disse durante a visita, mas é importante se atentar e, de preferência, registrar os detalhes, muitas vezes ditos na entrelinhas. 

Caso você esteja na gestão, instrua a sua equipe a registrar no perfil do cliente informações como: novos mercados que o cliente está explorando (que pode te permitir vender outros produtos), pedidos especiais ou de descontos e até reclamações.

3 – Definir as métricas utilizadas de acordo com os objetivos

Defina as métricas utilizadas de acordo com os objetivos. Não adianta abarrotar o indicador com informações que não serão relevantes, que só farão com que a equipe e o gestor gastem esforços tratando números desnecessários.

Por isso, trouxemos algumas das mais comuns (e úteis) métricas utilizadas nos relatórios de força de vendas externas:

  • Número total de pedidos: esse valor pode ser avaliado dentro do período que desejar (semana, mês, trimestre etc.) e é válido também, considerar fazer uma divisão por produto, por exemplo.
  • Faturamento total do mês: esse resultado é obtido por meio da multiplicação do preço dos produtos com a quantidade vendida. Para ter um resultado mais exato, adicione os descontos oferecidos e faça uma divisão entre o valor bruto e líquido para avaliar o seu lucro.
  • Ticket médio: o cálculo desse valor permite observar a média de quanto cada ponto de venda gasta por compra no total e/ou de cada produto. Aqui explicamos um pouco mais sobre a métrica Ticket Médio e como calculá-la. 
  • ROI: o retorno sobre investimento (do inglês return on investiment) é uma forma de avaliar o quanto a empresa está ganhando após fazer algum investimento no PDV, seja ele em trade marketing, publicidade, infraestrutura ou na implantação de alguma tecnologia
  • Relatório de visita de campo: será que o que foi acordado com o varejista foi cumprido? Neste indicador é possível ter uma visão geral sobre os status, podendo gerar ações corretivas e entender o real motivo de não ter uma por falta de representante, por rotas mal traçadas e etc.
  • Relatório de vendas por vendedor: é válido destinar um espaço para mensurar as vendas de cada vendedor de forma individual. Além de permitir acompanhar a evolução das vendas, esses dados são valiosos para gerenciar as comissões e, claro, o desempenho de cada membro do time.

4 – Acompanhar de perto a equipe de vendas

Se você está na liderança, é essencial que esteja sempre atento ao desempenho da sua equipe de campo. Duas formas de fazer isso é analisar as vendas por vendedor (como mencionado anteriormente), bem como solicitar aos membros que registrem tudo o que diz respeito à parte “burocrática”, como quantidade de ordens geradas, reuniões feitas, propostas enviadas etc. Isso é importante para que o gestor consiga orientar melhor a equipe e identificar as estratégias, falhas e as particularidades de cada um.

5 – Usar a tecnologia ao seu favor

Conforme falamos um pouco acima, exigir que a equipe de campo preencha um extenso relatório de visita após um longo dia de trabalho e de idas a vários clientes é contraproducente para ambos os lados: o vendedor estará cansado e não fará essa tarefa com o esmero necessário e isso interferirá diretamente no trabalho do gestor de produzir o relatório de vendas eficaz.

Adicionalmente, é válido citar aqui que elaborar os indicadores “na unha” é muito mais vagaroso e suscetível a erros. 

Uma das melhores formas de melhorar esse processo é automatizá-lo. O também já citado Dashboard de Gestão da REsight, é um exemplo de plataforma que se aliado ao aplicativo do vendedor de campo, pode ser uma grande ferramenta para o sucesso do negócio,  já que viabiliza a elaboração de relatórios de visitas de forma extremamente eficiente e ágil.

Dashboard de Gestão da REsight, com tela de visitas de campo produtivas e improdutivas.

Por meio do painel de gestão, é possível obter uma visão centralizada dos dados capturados não apenas da equipe de campo, mas de todos os seus canais de força de vendas oferecidos para o seus varejistas. permitindo analisar a operação como um todo e traçar estratégias precisas que auxiliam assertivamente nas tomadas de decisão. 

Por a REsight ser especialista em atender indústrias que manter um relacionamento com o varejo, além de trazer KPIs já pensando em seu negócio e atualizados quase que instantaneamente, o software disponibiliza diferentes níveis de acesso para os integrantes do time com o objetivo de limitar ou ampliar a visibilidade dos dados de acordo com a necessidade.

“Acessibilidade” é uma característica que também marca esta ferramenta. Afinal, ela garante que os dados sejam visualizados de qualquer computador ou dispositivo móvel, promovendo muito mais praticidade e agilidade. E se você já utiliza outros sistemas de BI, não há motivos para se preocupar, pois os relatórios de gestão podem ser integrados a outras tecnologias do mercado, como Tableau, Quick Sight, Power B.I entre outras.

Quer saber mais como a tecnologia dos produtos REsight podem te ajudar a ganhar tempo, traçar melhores estratégias e, consequentemente, vender mais? Então acesse o nosso site e confira a plataforma completa de força de vendas para  transformar o seu negócio!

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