Com centenas de mensagens e solicitações que chegam por diferentes canais de venda, é fácil transformar o setor de entrada de pedidos de uma indústria em um caos absoluto! Por isso, um gestor de pedidos que integra toda a sua força de venda com o seu ERP, pode ser o que faltava para organizar sua operação.

E essa organização do processamento de pedidos é essencial para que a ordem de ações consiga ser colocada em prática de forma eficiente, com a emissão de documentação, seleção de produtos, embalagem e encaminhamento para o setor responsável pelo envio ou disponibilização dos itens para retirada, a depender do caso.

Daí a necessidade de utilização de um software de gestão de pedidos que auxilie na análise destes pedidos, bem como na reorganização do estoque, necessária após a venda de produtos. Quando este é feito da forma correta, a empresa ganha em tempo, custo e eficiência em suas atividades.

Assim, é mais fácil garantir qualidade nos serviços oferecidos aos varejistas em todos os canais de venda disponibilizados pela empresa. Afinal, há quem prefira um atendimento presencial pelos representantes, por televendas, quem opte pela praticidade do WhatsApp ou ainda quem utilize o seu portal b2b para realizar novos pedidos.

Gestor de pedidos: 6 vantagens de implementar

Para o gerenciamento de pedidos, as vantagens de implementar um softwares que auxilie na organização da área de força de vendas de uma empresa são várias. Entre elas estão:

1 – Agilidade no processamento de pedidos

É comum que o profissional responsável por este segmento empregue muito tempo na análise de pedidos oriundos de diversos meios. Porém, quando estes são processados e apresentados em um mesmo sistema, o processo se torna mais ágil. O que implica na redução de tempo gasto com tarefas que podem ser facilmente automatizados.

Eliminando as etapas feitas atualmente de forma manual, a empresa potencializa a sua eficiência e direciona esta mão de obra qualificada para tarefas que demandem esforço humano de fato. Mudanças como esta têm o potencial de melhorar o Return On Investiment (ROI) do negócio.

2 – Redução de erros no processo

Quando falamos em indústrias, precisamos considerar que há um grande volume de documentação a ser feita por isso o controle de pedidos é fundamental. O que implica na incidência de erros que, por menores que sejam, representam uma grande quantidade de produtos.

Com a automatização do processo, a incidência de erros internos cai drasticamente. Assim, não há emprego de esforço para solucionar questões que podem ser evitadas.

3 – Simplifica a comunicação interna

Com todos que atuam nesta área tendo acesso ao sistema, fica mais fácil visualizar movimentação de estoque, aumento ou redução no número de pedidos usuais e até mesmo a arte de elencar o que é prioridade. O que é fundamental para não perder prazos e manter o cliente satisfeito.

Quando a empresa opta por implementar um sistema específico para cada área, o risco de informações desencontradas se torna muito maior. Logo, o ideal é escolher por um software que possa ser acessado por toda a empresa, ainda que a edição ou inserção de dados fique a cargo de funcionários específicos.

4 – Facilita a gestão de inventário

Com a ferramenta certa, a entrada de pedidos gera, automaticamente, uma movimentação no estoque da empresa. Inclusive para que os representantes de vendas possam acessar dados atualizados em tempo real. Isso os permite oferecer o que está disponível em um prazo menor e o que ainda precisará ser produzido com a devida compensação de tempo.

Além disso, se todos da empresa puderem acessar o sistema, esta atualização ainda auxiliará no processo de produção, para que seja priorizado o que tem maior demanda.

5 – Imagem profissional no cliente

Um ambiente desorganizado passa uma impressão ruim para o cliente. Este pode duvidar da capacidade da empresa de entregar o produto correto e dentro do prazo necessário para as suas operações, por exemplo.

Com um sistema de pedidos que auxilie nesta organização, automatizando processos para que a empresa consiga organizar seus pedidos da melhor forma possível, passará uma imagem mais profissional para os clientes. O que pode, inclusive, resultar em um aumento no número de pedidos.

6 – Recebimento de pedidos a qualquer horário

A internet tem sido uma grande aliada das empresas, especialmente nos últimos meses. Muito foi aprendido durante a quarentena, inclusive práticas que podem ser continuadas após esta fase. Uma delas é a facilitação da entrada de pedidos pela internet.

Esta prática barateia o processo e faz com que o varejista possa enviar sua solicitação de compra a qualquer momento. Todo e qualquer pedido será analisado pelo sistema de pedidos online, independente da hora em que ele for enviado.

Como implantar um gestor de pedidos?

O primeiro passo para iniciar a implantação destes processos é saber do que o setor precisa. Conhecer as principais dificuldades ou desejos do varejista é o caminho para solucioná-las.

Como escolher um gestor de pedidos?

Em seguida, com estes dados em mãos, é preciso escolher um sistema que atenda às necessidades do negócio. A REsigth, por exemplo, oferece uma ferramenta completa, que atende a toda uma operação de força de vendas, incluindo além de televendas, um aplicativo de pedidos para o representante, bem como Portal B2b e Chatbot com WhatsApp. Com isso, ele consegue unificar todas as informações em um único sistema de pedidos.

Deste modo, o trabalho do gestor de pedidos é facilitado e ganha maior precisão em cada ação.

Em seguida, é preciso capacitar sua equipe de força de vendas, para que estes saibam utilizar o sistema da melhor forma possível, mostrando todas as possibilidades. Com a integração deste conhecimento, as ações se tornam mais coordenadas e efetivas.

Esta capacitação também será necessária para o segmento de logística, que atua de mãos dadas com a área de vendas. Isso porque todo pedido que entra, representa um produto que sai e precisa ser entregue ao varejista, dentro dos padrões acordados entre ambos.

Planejamento é a alma do negócio

Tudo isso precisa, claro, demanda a elaboração de um planejamento eficiente. Afinal, planejar antes de executar faz toda a diferença na organização de qualquer empresa, não apenas na área de pedidos, mas em qualquer segmento.

Sem ele, é impossível conseguir organizar e coordenar ações de modo eficiente e prático. E este é um exemplo prático do que demanda o conhecimento e a mão de obra humana.

Mão de obra esta que pode ser realocada para tal tarefa se determinados processos forem automatizados, aumentando a eficiência de toda a operação.

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