As indústrias ou agências de trade marketing contam com profissionais que frequentemente saem para campo por dois motivos principais: garantir a exposição dos produtos nas gôndolas ou vender . E, para que isso aconteça de forma organizada, há um enorme trabalho de gestão de rotas feito por trás disso.

Dada a importância de uma boa roteirização para facilitar e agilizar o dia a dia desses profissionais, iremos, aqui, dar algumas dicas de como elaborar rotas de forma eficiente tanto para o time de campo quanto para quem as prepara. Vamos lá?

O que é gestão de rotas?

Antes de mais nada, vamos explicar para você, resumidamente, o que é a gestão de rotas. Como dissemos, visitar uma série de locais faz parte da rotina de promotores e representantes. Para que isso seja possível, há pessoas que se dedicam em traçar esses trajetos e levantar os custos dessas viagens para a empresa.

Então, de forma geral, “gestão de rotas” é um termo que utilizamos para reunir práticas e estretégias para elaborar, gerir e monitorar as rotas, as quais têm o ojetivo de trazer mais eficiência para a equipe.

Essas práticas e estratégias incluem:

  • Clusterização de PDV: ou seja, separar os pontos de venda em categorias que façam sentido para a companhia (ex.: por região);
  • Carteirização: selecionar os PDVs que vão ser visitados pelos representantes ou promotores;
  • Monitoramento de promotores e representantes: acompanhar se os direcionamentos estão sendo cumpridos;
  • Verificação de rotas: checar se aquela rota é a ideal para aquele tipo de transporte e/ou tempo;
  • Acompanhamento em tempo real das visitas: verificar a localização dos promotores e acompanhar os dados enviados nas plataformas;
  • Otimização de custos: ter ciência de que aquele trajeto e meio de transporte oferecem o melhor custo-benefício;
  • Definição de cronograma e itinerário: alinhamento sobre a quantidade de visitas, percursos e horário de funcionamento do PDV.

5 dicas para uma boa gestão de rotas

1. Planejamento das rotas

Para que uma visita seja bem-sucedida, os preparativos são tão importantes quanto o momento com o cliente ou no PDV em si. O time resonsável por organizar as rotas e carteias de clientes é fudamental para a estratégia do negócio e, consequentemente, para o faturamento da empresa.

Isso porque o planejamento é necessário para dividir as carteiras por regiões, quantidade e por canais de venda, selecionar os melhores trajetos para promotores e representantes,  calcular distâncias entre um PDV/cliente e outro e levantar os custos relacionados ao deslocamento. Isso tudo é feito para otimizar tempo e recursos, identificar gaps ou oportunidades e para que a liderança tenha uma melhor visibilidade da rotina da equipe de campo.

2. Conhecimento dos PDVs ou clientes

Apesar da pessoa responsável por elaborar aa rotas geralmente não manter um contato rotineiro com clientes e/ou varejistas, é importante que o profissional tenha conhecimento de alguns locais-chave que, possivelmente, demandem maior atenção e visitas com mais frequência. Por exemplo: um supermercado pode exigir mais visitas do que uma loja de conveniência.

3. Segmentação de clientes

Seguindo o raciocínio da dica anterior, o conhecimento dos tipos de canais de vendas e dos respectivos PDVs é necessário para categorizá-los em questão de porte, tipo de atendimento, localização e outros fatores – o que chamamos de Processo de Clusterização

Com essas informações, a organização e distribuição dos PDVs e clientes fica mais simples e coesa para os profissionais de campo.

4. Trânsito

Muitas vezes somos induzidos ao erro de que o trajeto mais curto é o mais rápido. Porém, a realidade é que isso não é verdade, pois um caminho de distância menor pode conter trânsito e sabemos como isso atrasa o andamento das visitas.

Portanto, utilizar ferramentas que tracem rotas mensurando o trajeto mais rápido a partir da exata localização do profissional (que pode ser sua casa, por exemplo) é uma forma de agilizar a rotina, fazer com que os horários e todas as visitas do dia sejam cumpridas e, claro, de oferecer mais qualidade de vida para o promotor ou representante de vendas.

5. Controle das visitas

Para acompanhar o andamento das visitas e o cumprimento das rotas e PDVs propostos, é importante que as lideranças e/ou os colaboradores responsáveis por elaborar os trajetos tenham uma visibilidade dessas informações em um lugar só. 

Quando a empresa ou agência conta com um software de gestão de rotas, é possível ter uma visão geral por clusters, cobertura de atendimento, quilometragem, custo previsto de transporte, quantidade de visitas que foram realizadas e tudo o que for necessário saber para que haja um bom acompanhamento dessas atividades.

Software de gestão de rotas

Hoje em dia, a tecnologia é essencial para agilizar e facilitar processos e tornar as estratégias mais assertivas. Visto que as visitas são cruciais para o sucesso do negócio, é necessário que elas sejam organizadas com o máximo de precisão e detalhes possível, o que só a tecnologia do Roteirizador Comercial pode oferecer.

Por meio dessa solução, que utiliza a tecnologia de Inteligência Artificial, lideranças e operadores de rotas podem criar clusters, roteiros e carteiras de forma automática. Para isso, é preciso considerar fatores como meio transporte, jornada de trabalho do promotor, distância máxima, horário de funcionamento do PDV, entre outros. 

A partir dessas informações, o sistema calcula rapidamente os trajetos mais rápidos e de melhor custo-benefício, reduzindo os custos para a empresa e tornando a rotina de quem elabora as rotas e do time de campo mais ágil.

A Compart, agência especializada em trade marketing, é um exemplo de empresa que utiliza a ferramenta e observou uma enorme melhora nos seus fluxos: tarefas de roteirização que, manualmente, levavam 4 horas para serem concluídas hoje são feitas em apenas 20 minutos.  Veja o case da Agência Compart.

Quer notar essas melhoras na sua empresa ou agência também? Entre e contato conosco e solicite um teste gratuito do nosso roteirizador comercial.

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