Um dos grandes desafios e necessidades de toda indústria é fazer a gestão do seu estoque de forma eficiente e inteligente para que consiga atender a demanda de toda a sua rede de PDV’s.

Mais do que definir um lugar para alocar os produtos que serão comercializados, é preciso entender que há um custo de gestão de estoque. E este varia de empresa para empresa.

Na indústria, o estoque costuma representar algo em torno dos 15% dos ativos. Mas quando falamos de varejo, esse percentual sobe para 25% dos ativos.

Logo, falamos de valores que não podem ser ignorados e que, se bem administrados, podem representar um diferencial competitivo para a companhia.

O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque é a supervisão e controle dos itens adquiridos ou armazenados para vendas posteriores, de como estes materiais são armazenados e quando são efetivamente vendidos. Desta forma, tal controle ocorre desde o momento em que o pedido de novos produtos é feito até a sua saída da empresa.

A gestão de estoque é responsável pela definição e acompanhamento de cinco tópicos básicos:

  1. O que comprar,
  2. Qual será a frequência dos pedidos,
  3. Quantos itens serão adquiridos a cada compra,
  4. Quais as normas de armazenamento para cada tipo de produto, e
  5. Produção de inventário periódico, retirando itens obsoletos e danificados do estoque.

Ou seja, um trabalho extenso, porém essencial para o negócio.

Por que a gestão de estoque é importante?

Sabendo que o estoque representa parte significativa dos ativos da empresa, uma má gestão deste capital representa prejuízo. E um muitas vezes difícil de contornar e que podem comprometer o sucesso do negócio.

Basta imaginar uma empresa que não fez uma boa avaliação acerca do local no qual ficaria seu estoque e perdeu tudo o que estava ali por questões de mofo.

Ou mesmo aqueles que trabalham com alimentos perecíveis e não consideram que uma queda de energia prolongada pode tornar todo o estoque impróprio para comercialização e consumo. E, por desatenção, não consideram a necessidade de um local com gerador de emergência para os refrigeradores.

Por isso, é fundamental entender as necessidades dos produtos comercializados e considerar diferentes cenários na hora de pensar o estoque.

Principais métodos de gestão de estoque

É unanimidade a certeza da necessidade de que a definição da gestão de estoque seja feita de forma consciente e eficiente. Porém, há metodologias diferentes para este fim. As principais delas são:

PEPS

A sigla para “primeiro a entrar, primeiro a sair” preza que os itens mais antigos no estoque sejam vendidos antes dos mais novos. Este é o principal modelo utilizado especialmente quando a inflação sobe e os preços dos produtos tendem a aumentar também.

UEPS

Indo na contramão, temos a sigla de “último a entrar, primeiro a sair”. Esta tem uma contraindicação importante: quem trabalha com produtos de curta validade pode perder o estoque e amargar um grande prejuízo se os produtos vencerem antes de serem comercializados.

Curva Abc

Metodologia que elenca prioridades entre os itens em estoque, considerando a lucratividade, o faturamento e o giro do estoque. Desta forma, os produtos são categorizados em A, B e C, quando:

  • A – representa os produtos com maior valor e comercializados com regularidade, impulsionando o lucro do negócio. Desta forma, estes demandam maior cuidado;
  • B – abrange os itens que não precisam de uma fiscalização tão rígida, mas seu número no estoque precisa ser acompanhado; e
  • C – cobre os produtos menos importantes e comercializados. Nesta metodologia, itens com esta característica costumam ficar de fora dos inventários rotativo. Isto porque o ideal é que sejam mantidos em menor quantidade no estoque. Só estão ali para atender demandas eventuais.

Just In Time

Método de gestão tem por objetivo a redução de custos. Para isso, mantém o estoque com a menor quantidade possível de produtos, mas ainda atendendo a demanda.

Média Ponderada Móvel

Técnica que demanda a atualização dos valores do estoque sempre que um novo pedido de compra é feito. O cálculo para esta atualização é o da média ponderada, somando os valores de todos os produtos, novos e antigos, e dividindo pelo número total de itens.

Perdas de estoque, como evitar?

Um princípio básico, que aprendemos em economia doméstica, também deve ser aplicado quando o assunto é gestão de estoques: organizar os produtos de forma que aqueles que precisam ser comercializados logo ganhem destaque.

Vale lembrar que as únicas aceitas pela Receita Federal na hora de calcular o Imposto de Renda são a PEPS e a Média Ponderada Móvel. As outras podem ser usadas para gestão do negócio, mas sem afetar a sua área fiscal.

Priorize e dê desconto

Um bom exemplo desta prática é visto nos supermercados e demais estabelecimentos que comercializam alimentos. Se o alimento vencido não pode ser vendido, é fundamental que ele saia do estoque antes que isso aconteça.

Muitos, inclusive, passaram a adotar o uso de estratégias de merchandising para estes produtos. Além, é claro, de uma remarcação com desconto que seja interessante para o cliente. Isso porque é melhor que o lucro seja menor do que amargar o prejuízo de ter que descartar o produto.

Desta forma, o cliente que busca desconto fica feliz e o estabelecimento comercial consegue prevenir sua perda iminente.

Treine seus funcionários

Outro ponto importante é treinar seu colaborador para que ele saiba fazer os inventários e armazenamentos da forma correta.

Além disso, estas pessoas precisam saber como fazer os pedidos de novos itens e qual é a periodicidade ideal para cada um. Uma boa dica é bater os pedidos feitos anteriormente com o fluxo do estoque.

Afinal, se houver menos saída, a necessidade de compra também será menor.

Planilha de controle de estoque x Sistema de controle de estoque

Planilha de controle de estoque

As pequenas empresas em geral trabalham com planilhas para o controle de estoque. Mas, por mais que as fórmulas utilizadas ali automatizem boa parte do processo de cálculo, há pontos que ficam de fora e precisam ser analisados manualmente.

Isso porque na planilha de gestão de estoque as informações ainda serão inseridas manualmente, por usuários diferentes, o que favorece erros e a criação de múltiplas versões que não conversam entre si.

Além disso, não há a integração da planilha com outros sistemas. Estas características tornam o processo de gestão mais demorado e trabalhoso.

Sistema de controle de estoque

Já com os sistemas de controle de estoque, boa parte dos dados já é entregue ao gestor de forma mais visual, com a utilização de gráficos, por exemplo. Estas ferramentas ainda mostram os números que mais importam, mas também o seu impacto no setor.

Ele ainda pode ser integrado com os principais sistema da empresa como ERPs, não apresentará erro em suas fórmulas de cálculo. Isto facilita a tomada de decisão e a implementação de ajustes necessários naquele momento, ainda que com o uso de software de gestão de estoque grátis, que também é limitado.

Quais são as ferramentas para automatizar a gestão do estoque?

No mercado, há ferramentas que permitem que o vendedor visualize as condições do seu estoque antes de fechar a venda. Evitando por exemplo vender algo que não pode entregar.

A REsight, por exemplo, possui um sistema de integração da força de vendas diretamente com o ERP das indústrias, quando elas já o possuem. Além de oferecer seu próprio sistema de ERP, caso a empresa precise de um.

Esta ferramenta permite que a gestão do estoque seja executada em tempo real, integrado diretamente com o seu ERP ou baseado na previsão de demanda e gestão de estoques. Assim, é possível evitar prejuízos e ter compromisso com suas vendas no varejo. Conheça a solução da Força de Vendas da REsight.

 

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