Um dos maiores desafios da indústria é ter certeza de que o que foi combinado com o varejista está sendo cumprido. E, a partir disso, como acompanhar o controle de visitas do time de campo?

Para se ter sucesso no PDV não basta apenas oferecer os melhores preços ou produtos. É preciso ter, acima de tudo, uma boa estratégia e organização – componentes que devem sempre andar juntos. Afinal, de nada adianta ter a melhor oferta se você não consegue prestar um bom atendimento ao seu cliente, não é mesmo?

Diante disso, o controle de visitas torna-se um aliado indispensável da gestão. Quando bem estruturada esta ferramenta permite visualizar a agenda, a localização atual dos representantes ou promotores (quando estão em campo) e, inclusive quais visitas foram realizadas e quais não.   

Porém, ao mesmo tempo em que o controle de visitas é um facilitador para os gestores (e até mesmo da equipe), a falta de recursos ou de habilidade para utilizá-lo pode tornar esta tarefa um tanto quanto complicada – e um controle desorganizado pode prejudicar diretamente os negócios.

Para que tenha em mãos informações claras, corretas e atualizadas para acompanhar a rotina do seu time de campo, trouxemos dicas que vão te ajudar a usar o controle ao seu favor. 

Controle de visitas, afinal, o que é?

Basicamente o controle de visitas serve para você monitorar e planejar a rotina da sua equipe de campo. Assim é possível ter a visibilidade do status das visitas de cada integrante do time, organizar as agendas de acordo com as demandas e otimizar as rotas e carteiras de forma que fiquem mais adequadas tanto para o varejista quanto para o vendedor, pois evitam-se atrasos, viagens muito longas ou fora de rota.

Apesar das informações contidas nos controles serem aparentemente simples, muitas vezes o desafio é justamente gerenciá-las. Por exemplo: se um líder não tem total conhecimento das atividades da sua equipe (ou confia apenas em sua memória), ele não saberá ao certo onde estão as pessoas , quais clientes estão atendendo e o quanto vão demorar para retornar ao escritório.

Em uma necessidade iminente de redirecionar alguém para outro local o cenário fica ainda pior: o que seria aparentemente simples pode virar um caos simplesmente por falta de organização.

Por que o controle de visitas é importante?

Para responder a esta pergunta não é necessária muita elucidação: organização é sempre necessária e é uma aliada de todos na equipe, do gestor aos time de campo. No entanto, apesar de soar óbvio, existem empresas que ainda não adotaram essas práticas, ou utilizam formas manuais de chegar ao resultado esperado, o que propicia uma rotina mais morosa e ineficiente.

Imagine o seguinte cenário: você, gestor, está com toda a sua equipe em campo e de repente surge uma urgência que requer que um dos representantes de vendas vá ao cliente. Caso as agendas não estejam à sua mão, como você saberá com agilidade qual é a pessoa que poderá atender esta demanda mais rapidamente? Ou como terá uma noção clara de como são as visitas?

Diante dessas necessidades apresentadas – e muitas outras que podem facilmente surgir no dia a dia – fica claro que não ter essas informações em mãos torna a tomada de decisão muito mais lenta, bem como o próprio acompanhamento do desempenho da equipe.

Quais são os benefícios do controle de visitas?

1 – Melhor visibilidade das vendas

Por meio do controle de visitas a gestão poderá ter mais visibilidade das atividades que acontecem em campo de cada representante e outros dados que podem ser acessadas rapidamente – algo em que o software da REsight poderá ajudar amplamente.

A partir da integração entre o controle de visitas e o App de força de vendas do seu representante é possível obter em uma mesma plataforma informações completas da sua operação. Essa praticidade de ter um fácil acesso aos dados atualizados fornecidos pelo time de campo pode ser decisivo para melhorar o desempenho das vendas.  

A ferramenta trará a você KPIs como:

  1. Quantidade de vendas por representante;
  2. Taxa de conversão: quantos e quais potenciais clientes visitados se transformaram em clientes de fato;
  3. Gestão de Preços: saiba qual foi a oferta inicial, o valor acordado, os descontos e impostos dos seus produtos;
  4. Tamanho médio da oferta: identifique se há propostas que não trazem vantagens para o negócio;
  5. Descontos aplicados: utilizada para acompanhar a média de descontos concedida e, assim, avaliar a efetividade dessas ofertas.
  6. Visitas planejadas vs excetuadas.

2 – Relatórios de visitas em tempo real

As dinâmicas de trabalho estão cada vez mais rápidas e  para acompanhá-las, contar com processos eficientes e moldados à esta realidade é crucial. 

Graças às ferramentas analíticas, como o dashboard de visitas projetado especialmente para o seu negócio, fica ainda mais fácil analisar tendências e se antecipar às mudanças.

Como tudo o que acontece em campo é sincronizado na plataforma instantaneamente os KPIs são gerados de forma automática e sem margem de erros, economizando-se o tempo de fazer este processo por meios manuais. Assim, o gestor poderá obter dados pertinentes de maneira rápida quando houver, por exemplo, a necessidade de elaborar um indicador de última hora.

Tela do roteirizador de visitas da REsight com dados sobre cobertura de atendimento, visitas planejadas e executadas, Kilometragem e custo previsto.
Tela do roteirizador de visitas da REsight com dados sobre cobertura de atendimento, visitas planejadas e executadas, Kilometragem e custo previsto.

3 – Conhecimento da localização dos vendedores

Por meio da geolocalização, o sistema de controle de visitas confere ao gestor a visibilidade de onde o seu vendedor está em tempo real, o que garante mais segurança para o líder – tanto do ponto de vista interno, quanto perante os clientes. 

É importante saber que o planejamento da rota do time de campo é ajustável em tempo real. Ou seja, quando novos PDVs surgem, a plataforma do Roteirizador Comercial da REsight permite que os trajetos sejam acompanhados, ajustados e alterados com eficiência, já que a inteligência artificial presente nesta tecnologia sempre oferecerá as melhores soluções para alcançar os melhores resultados.

4 – Possibilidade de concessão de descontos

Oferecer ou “liberar” descontos é uma técnica de retenção e conquista de clientes utilizada frequentemente pelos representantes de venda. Afinal, todo varejista deseja pagar mais barato pelo produto ou serviço. Porém, fazer essas concessões quase sempre está além da vontade ou do poder de decisão do vendedor, o que exige que a gestão seja consultado antes de fechar o negócio. 

E neste caso o software de controle de visitas atrelado ao aplicativo do profissional entra como um facilitador, pois permite:

  • criar modelos pré-definidos de descontos;
  • políticas comerciais;
  • bonificações e flexibilidade de precificação.

Dando, assim, mais autonomia para seu time de campo tomar as melhores decisões. Além de tornar os processos mais rápidos e sem burocracias, ter o auxílio desta ferramenta ajudará o vendedor a transmitir muito mais confiabilidade e segurança ao cliente, o que poderá potencializar as vendas e estreitar a relação “indústria – varejo”.  

5 – Maior proximidade com a equipe

Ter um bom  sistema de controle de visitas é importante para que se estabeleça uma comunicação mais ágil e com menos possibilidade de ruídos entre o líder e a equipe. 

A partir do momento em que há um controle e uma visibilidade maior do trabalho da sua equipe, melhores são os feedbacks.

Direcionamentos e instruções dadas sem conhecimento do que já está sendo feito são fracos e podem até gerar o descontentamento dos colaboradores. Por isso, é importante que o que irá falar seja fundamentado em fatos e percepções de alguém que está de fato por dentro do dia a dia.

 Adicionalmente, é válido lembrar que o papel do gestor não é só cobrar e demandar, está muito mais alinhado em oferecer soluções que facilitem a rotina de campo e tragam resultados mais satisfatório. 

6 – Rotas planejadas x rotas executadas

Algumas informações são preciosas para que a liderança consiga encaixar sua equipe em rotas e clientes mais adequados, de forma que todos consigam ter o melhor desempenho possível durante as visitas. Para isso, é válido ter em mãos informações sobre desempenho, histórico geográfico, receita obtida, conversões e, até mesmo, bonificações já recebidas.

Uma solução como o roteiro de visitas de vendas facilita a medição e a comparação do desempenho em vários territórios. Usando recursos inteligentes, você pode ver rapidamente em quais localidades há mais PDVs, onde estão alocados os clientes que geram maior rentabilidade e outros dados interessantes. Isso tornará mais fácil a tarefa de analisar quais são os lugares para se investir e qual é o desempenho dos representantes por região.

Confira no vídeo abaixo como o roteirizador da REsight traça visitas e determina carteiras:

Por que você deve visitar seus clientes?

Mesmo com a grande variedade de dispositivos eletrônicos e soluções tecnológicas, os quais trazem muitas facilidades para as rotinas das empresas, as visitas presenciais não perderam o seu valor. Ainda que não aconteçam com a mesma frequência de antes, quando menos coisas eram resolvidas pela internet, é importante que elas sejam realizadas de tempos em tempos. 

A relevância de manter este hábito se dá principalmente pela proximidade com os varejistas que ele garante. Pense nas visitas como uma forma de “reconhecer o território” e de se mostrar presente para o cliente. 

Quando ele precisar de algum produto ou serviços adicionais é possível que sua empresa seja a primeira a ser contatada; bem como será mais fácil para a sua equipe fazer novas ofertas oferecendo um novo mix de produtos diferente do que já acontece de forma recorrente.

Além disso, as visitas inspiraram proatividade e demonstram interesse em estar mais próximo da ponto de venda em questão – o que é sempre visto com bons olhos pelo seu cliente.

Usando a tecnologia a favor do controle de visitas

A tecnologia é de fato é uma forte aliada, principalmente nos dias de hoje, em que agilidade, precisão e eficiência são tão cobrados. 

Diante dessas necessidades, você consegue imaginar o desempenho dos processos manuais para atendê-los atualmente? Neste cenário fictício, existiria, por exemplo, espaço para uma agenda de papel, onde todos os compromissos da equipe de campo são anotados? Ou para uma pasta com todos os relatórios de venda impressos e catalogados? 

Existem empresas mais e menos digitais, é claro.

Contudo, é seguro dizer que até as que possuem ferramentas tecnológicas mais simples utilizam algum computador ou dispositivo móvel para armazenar todas essas informações. Afinal, além da praticidade não há mais razão para se gastar com papel quando existe a possibilidade de ter tudo em um só lugar e de forma digitalizada.

Porém, existem ferramentas específicas para este nicho capazes de tornar esses processos ainda melhores. No caso do controle de visitas, o Roteirzador Comercial da REsight é uma delas que auxilia na gestão e acompanhamento das carteiras e rotas a serem percorridas pela equipe em campo. 

Além de reduzir os gastos com transporte, uma vez que por meio da tecnologia de machine learning as rotas serão calculadas pensando em todo o trajeto que o vendedor fará no dia, o gestor saberá exatamente onde cada membro de sua equipe está. 

Quer conhecer esse e outro softwares que vão mudar a rotina da sua equipe de campo? Então acesse o nosso site e conheça o nosso roteirizador de visitas e carteiras.

Você também pode gostar

Fale Conosco

Siga-nos

A Resight é a solução mais completa de execução e monitoramento de varejo do mercado.

Pertence ao grupo Experity, uma empresa criada para inspirar relações duradouras por meio da tecnologia.

Fale Conosco

Telefone
(11) 3787.0400
segunda a sexta, das 9h às 18h
(exceto feriados nacionais)

Endereço
Av. Doutor Chucri Zaidan 1550 – cj. 2503
CEP: 04711-130 – São Paulo – SP

Copyright © 2021 – Todos os direitos reservados