Ir regularmente ao cliente é uma prática que ocorre desde o início das relações comerciais e este continua sendo um dos pilares do relacionamento entre as indústrias com os varejistas. Por isso, o controle de visitas utilizando o check in e check out feita pela equipe externa é fundamental para o gestor identificar se o planejado foi executado.

Mesmo que a tecnologia tenha evoluído e seja possível realizar muitas atividades à distância, ainda não existe um substituto à altura da visita presencial nestes casos.

Por isso, as indústrias e agências que contam com equipes externas para este trabalho, sabe que gerenciá-las não é tarefa fácil e demanda a adoção de algumas práticas, como a de check-in e check-out para controle de visitas a clientes.  Confira nesse artigo, a importância, com habilitar esse recurso e ferramentas disponíveis.

A importância de check-in e check-out de visitas

O acompanhamento de atividade das equipes de campo, além de ser uma forma de estabelecer e manter um bom relacionamento entre a indústria e o varejista, tais visitas são fundamentais para analisar de perto o andamento do PDV em questão.

Por isso, ter a certeza que essas atividades estão sendo cumpridas e as visitas realizadas, o registro de horário de entrada e saída nos clientes como (check-in e check-out), acabam se tornando essenciais e principalmente estratégicos, já que será possível observar se o plano traçado está funcionando de forma efetiva.

Afinal, o gestor não pode estar em vários lugares ao mesmo tempo, mas precisa visualizar o todo como se estivesse. É isso que será cobrado deste profissional no final do dia. Daí a necessidade de uma ferramenta que seja capaz de forma simplificada,  tornar esta compreensão mais fácil.

Acompanhamento da equipe

O uso de check-in e check-out pode fazer parte de uma das etapas na rotina da equipe de campo de maneira natural, e dessa forma não é necessário que cada integrante do time precise se lembrar de registrar o momento exato de entrada e de saída do cliente. Com etapas pré-definidas é possível configurar essa ação dentro do aplicativo do promotor ou representante.

Esses dados possibilitarão ao gestor entender quanto tempo cada PDV demanda em média para ser atendido e quantos pontos de vendas o profissional consegue efetivamente cobrir. Com isso, é possível analisar se precisa traças novas rotas, carteiras ou até mesmo efetuar contratações.

Isso vale tanto para aumentar a quantidade de PDVs que ele cobre por período – seja diário ou semanal – ou seria o caso de reduzir essa carga, para que o atendimento seja feito de forma mais atenciosa.

Todas essas informações podem ser acompanhadas pelo gestor na solução de Trade Marketing ou força de vendas da REsight em tempo real. A ferramenta ainda gera uma tabela para facilitar a comparação destes dados.

Versão REsight para o gestor com dados de Check-in e Check-out de cada visita iniciadas e concluídas.
Versão REsight com visão para o gestor com dados de Check-in e Check-out de cada visita iniciada e concluída.

Afinal, é fundamental não abrir espaço para a concorrência, porque ela existe e está à espera de uma oportunidade. E esta pode ser dada por uma falta de cuidado e atenção quando necessário.

Garantir que as sinalizações de visitas tenham sido realizadas próximo ao cliente

Um ponto de atenção é o local no qual o representante faz o check-in e check-out, que deve ser o mais próximo possível do cliente. Afinal, para que os dados levantados possam valer, eles precisam estar o mais perto da exatidão.

Um check-out feito meia hora depois da finalização do trabalho interferirá nos resultados levantados pelo aplicativo.

Como habilitar o recurso de check-in e check-out?

Essa ação já vem automaticamente habilitada pelo sistema da REsight após a sua ativação. Ficando a critério da gestão definir se  essas opções serão obrigatórios ou não. Em seguida, é só salvar as alterações

Versão REsight para o gestor para configurações de Check-in e Check-out como obrigatórias ou opcionais
Versão REsight para o gestor para configurações de Check-in e Check-out como obrigatórias ou opcionais

Na configuração do relatório, o gestor pode determinar a partir de quantos metros de distância do cliente o check-in e o check-out serão considerados fora do local devido.

Como funciona a captura de check-in e check-out no aplicativo

No app de força de venda ou de trade marketing, ao iniciar um visita uma mensagem sobre a necessidade de check-in aparecerá, e outra será apresentada antes de finalizar.

Aplicativo da REsight para equipe de campo com o uso de Check-in e Check-out antes e depois de concluir a visita.
Aplicativo da REsight para equipe de campo para registrar entrada e saída antes e depois de concluir a visita.

Porém, elas só aparecerão se a ativação for realizada. Caso este processo seja obrigatório, a tela ficará travada até que ele conclua o processo.

Vantagens do check-in e check-out

Como vimos acima, há uma série de vantagens no uso dessa tecnologia desenvolvida pela REsight. Onde por meio dela se obtém um controle maior das atividades realizadas em campo, tendo a  certeza que as visitas foram realizadas podendo ser comprovadas por meio de fotos ou geolocalização. Servindo também  como provas e evitando qualquer contratempo relacionados a serviços prestados, tornando o processo mais prático, intuitivo e eficiente.

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